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Teilnehmende verwalten Anmeldeprozesse

Die Verwaltung der Teilnehmenden ist das kleine Einmaleins des Eventmanagements. Doch das will sitzen, vor allem wenn es individuelle Prozesse zu beachten gilt.

Ob persönliche Einladung mit Rückmeldeformular, ein individueller Anmeldeprozess auf der Webseite oder ein zügiger Einlass mit QR-Codes und dem direkten Druck von Namensschildern — als Agentur für digitale Event-Dienstleistungen realisieren wir alles, was sich Kunden wünschen — wirklich alles!

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Das Rückgrat – die storytile Event-Suite

Unsere eigene Software storytile hub ist der verlässliche Backbone für Anmeldeprozesse aller Art. Einfache Anmeldeprozesse setzen wir für unsere Kundinnen und Kunden in wenigen Handgriffen auf - und das schnell und kostengünstig.

Unsere Software bietet dabei alle wichtigen Funktionen: Vom E-Mail-Versand (manuell und automatisiert), einem frei gestaltbaren Double-Opt-In-Prozess, dem Import und Export von Teilnehmenden per CSV (Excel), Filterfunktionen über die Anmeldeliste, E-Mail-Verläufe, Storno-Möglichkeiten und Einblicke in die einzelnen Anmeldungen und vieles mehr.

Doch entwickelt wurde der storytile hub vor allem für kompliziertere Anforderungen: Mit 100% frei gestaltbaren Modulen lassen sich auch komplizierte Einladungs- und mehrstufige Anmeldeprozesse mit unterschiedlichsten Rollen und Berechtigungen abbilden – egal ob deine Veranstaltung in Präsenz, hybrid oder digital stattfindet.

Mit unserer Modul-Integration für Eventbrite und Pretix sind wir zudem auch in der Lage, unseren storytile hub an weitere Systeme anzudocken.

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Kundenbeispiel CONRAD: Auf Basis des storytile hub entstand eine eigene Messe-Anwendung mit mehrstufigem Anmeldeprozess, einem kleinen CRM für die Vertriebs-Kolleginnen und -Kollegen sowie der Zuweisung von Sales-Tischen per Tablet.
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Ein einfaches Anmeldeformular für unseren Kunden equinix.

Einlassmanagement

Lange Schlangen, gedruckte Excel-Listen, vorgedruckte und alphabetisch vorsortierte Namenschilder: So sieht bei vielen Events die Realität am Einlass aus. Klingt mühsam - und ist es auch!

Mit unserem Einlassmanagement bieten wir eine All-In-One-Lösung für Veranstaltende an: Die Teilnehmenden erhalten vorab eine E-Mail mit ihrem Zugangscode. Diesen scannt unser erfahrenes Team am Eingang mit unserer Einlass-App per Smartphone ab. Dabei wird automatisch das passende Namensschild gedruckt und auf ein Lanyard aufgeklebt.

So können wir außerdem beim Check-in unseren Kolleginnen und Kollegen am Eingang wichtige Notizen zu den Gästen anzeigen, z.B.: "Keynote-Speaker: Bitte an Kollegen übergeben."

Technisch gehen Einlass und Druck superschnell. Es sind meistens die Menschen, welche für Verzögerung sorgen. Doch auch dafür haben wir Lösungen: Findet eine teilnehmende Person auf die Schnelle ihren QR-Code nicht, suchen wir diese über ihren Namen. Unsere Kolleginnen und Kollegen tippen nur die ersten Buchstaben des Namens auf ihrem Scanning-Smartphone ein und loggen die Person dann blitzschnell und einfach ohne QR-Code ein. So gibt es keine großen Verzögerungen. Und all das funktioniert übrigens auch, wenn die Internetverbindung einmal wegbricht. 

Für alle anderen Probleme gibt es ein Trouble-Shooting Desk. Dort können Teilnehmende auch noch spontan angelegt oder andere Themen geklärt werden.

 

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Beispiel einer individuellen Web-App für Tablet und Smartphone.

Deine individuelle Web-App für dein Event

Ihr wollt mit euren Teilnehmenden während des Events kommunizieren, um Präsentationen bereitzustellen, Votings durchzuführen, über die Event-Location und Änderungen zu informieren oder einfach um den Austausch untereinander per Teilnehmenden-Verzeichnis und Netzwerkfunktion auch digital zu fördern?

Dafür entwickeln wir eure individuelle Web-App. Den Zugangslink erhalten die Teilnehmenden vorab per E-Mail. Mit einem Klick auf die Mail öffnet sich die Web-App im Browser. Mit zwei weiteren Klicks ist sie installiert und auch offline verfügbar, ganz ohne App-Store. Damit eignet sich eine Web-App auch für die Nutzung im Corporate-Umfeld, wo App-Installationen häufig streng reglementiert sind.

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Alle Daten in einem System: Teilnehmende, Zugänge, E-Mails, Webseiten-Inhalte, etc.
Dieser Ansatz führt neben einem reibungslosen Ablauf auch zu einem höheren Schutz der Daten.

DSGVO Konformität

Mit unserem storytile hub lassen sich Teilnehmende DSGVO-konform verwalten. Die Daten werden dabei in europäischen Rechenzentren bei Microsoft Azure gehostet. Wir setzen auf hochverfügbare und automatisch skalierende Systeme, die auch einem großen Besucherandrang standhalten.

Im Backend kann die Datenerfassung für unsere eigene Statistik in vier Leveln angepasst werden - deaktiviert, anonym, pseudonym, personen- oder transaktions-bezogen.

Außerdem schließen wir mit jedem Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV). Dafür nutzen wir entweder unseren standardisierten AVV oder passen unsere Informationen in den AVV des Kunden ein.

 

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Die Führungskräfte-Tagung der AOK-Bayern 2024: Viele Stakeholder, viele persönliche Beziehungen und viele zufriedene Mitwirkende: Wir bewegen uns im Corporate-Umfeld, aber mit einer menschlichen Note, ohne großes eigenes Ego.

Individuell und auf Corporates spezialisiert

"Wir sprechen Corporate."

Wir wissen um die Hürden in der Zusammenarbeit mit Corporates. Vom Listing und Ausschreibungen beim Einkauf, Onboarding-Prozessen, mehrstufigen Datenschutzverträgen, Prüfung von Betriebsrat-Vereinbarungen und dem Endgegner, der IT-Abteilung. Genau hier hilft unser interdisziplinäres Team. Wir stimmen uns im Hintergrund ab und stellen allen Abteilungen genau das zur Verfügung, was sie benötigen. In Gesprächen mit den Abteilungen erörtern wir gemeinsam, wie ein idealer Weg für euer Event aussehen kann.

Wir sind bei unserer eigenen Software, dem storytile hub, ganz bewusst flexibel aufgestellt. Wir umarmen Komplexität, vereinfachen, wo es geht, und setzen das um, wo Standardlösungen scheitern.

Konzerne, NGOs und Ministerien schätzen uns explizit für diese flexible und zielorientierte Herangehensweise.

Das Wichtigste ist uns aber der respektvolle und gleichzeitig persönliche Umgang. Gerade im Konzern gilt es viele Abteilungen für sich zu gewinnen. Neben der Expertise gelingt uns das durch ein direktes Miteinander: Wir duzen, wo möglich, geben offen zu, wenn wir etwas nicht verstehen, fragen aber auch nach, wenn wir denken, dass es bessere Lösungen gibt. Wir brennen für gute Events und versuchen dabei alle mitzunehmen, ohne großes Ego.