Präsenz-Events Konzeption

Events sind temporärer Inszenierungen: Aufgebaut für einen kurzen Moment, mit dem Ziel, einen maximal großen Eindruck zu hinterlassen.

Doch der Weg zu einem gelungenen Präsenz-Event ist lang: Vom großen Bild bis ins Detail gilt es die Komplexität einer Veranstaltung zu umarmen, immer mit den Zielen und dem Zeitdruck im Blick. Eine gute Event-Konzeption legt dafür das Fundament.

Zielsetzung und das “Big Picture”

Inhalte vermitteln, Begegnungen einen Raum geben, einen nachhaltigen Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlassen und diese Impressionen im Nachgang nochmals mit einem Follow-Up verfestigen. So oder ähnlich lauten die Ziele der meisten Veranstaltenden. Um diese Ziele konkreter zu machen, bohren wir nach: Von wem kommen die Ziele? Wer bestimmt eigentlich über das Event? Sind diese Ziele realistisch? Und was sind eigentlich die Bedürfnisse der Teilnehmenden?

Nach der Zieldefinition starten wir bei storytile dabei meistens visuell in den Konzeptions- und Planungsprozess: Wie sollen die Bilder vom Event aussehen? Mit Scribbles und Moodboards entwerfen wir Ideen für den jeweiligen Event-Typus. Dieses Big Picture ist der erste Ausgangspunkt für die weiteren Fragestellungen: Welche Begegnungsräume sollen ermöglicht werden? Wie könnte eine grobe Struktur des Inhaltes aussehen? Wie webe ich hier eine einheitliche Storyline ein? Welche Aktivierungs-Stationen brauche ich für meine Ziele?

Nach kurzer Zeit entsteht so eine erste gemeinsame visuelle Idee in Form einer kleinen Präsentation, eine erste Identität. Durch diese Visualisierungen entsteht ein wichtiger Anker, der Missverständnisse bei unterschiedlichen Stakeholdern vermeidet und stattdessen eine gemeinsame Vision erschafft. Menschen denken in Bildern, vor allem bei Events. Eine einheitliche Bildsprache gleich zu Beginn zu definieren sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel arbeiten.

Beispiel für ein Konzeptpapier in der Frühphase, um so eine einheitliche Vision für das Event zu entwickeln

Location

"Speaking of Pictures": Die Location prägt den Eindruck eurer Veranstaltung nachhaltig. Hier lohnt es sich Zeit zu investieren und sich nicht auf vordergründig einfache aber unflexible All-Inklusive-Pakete einzulassen, wie sie z.B. von Hotels gerne angeboten werden. Denn genau dafür gibt es aber uns als Full-Service-Agentur. Wir koordinieren alle Gewerke für unsere Kundinnen und Kunden fachkundig — damit diese die freie Wahl bei der Location haben und genau die Leistungen erhalten, die sie wirklich benötigen.

Mit unserem Location-Scouting-Service suchen wir zudem passende Locations. Als Agentur kennen wir zahllose Veranstaltungsorte, haben Zugriff auf unterschiedliche Verzeichnisse und ein gutes Netzwerk. Außerdem wissen wir um die Fallstricke und versteckte Kosten: Auf- und Abbautage, Überstunden, Grundreinigung, Security-Pflicht, Gewerke-Pflicht bei Catering und Technik, Mobiliarpreise …

Was die viele Veranstaltende vergessen, sind die eigenen Räumlichkeiten. Je nach Veranstaltungsart und Größe lässt sich z.B. auch der Firmensitz passend inszenieren.

Übrigens: Fast immer beginnt die Suche nach einer Location zu spät. Für die besten Locations sind die Termin-Optionen bereits weit über ein Jahr im Voraus vergeben

Bühnenbild für die Dialogveranstaltung unseres Kunden TÜV SÜD.

Neon-Elemente, vom Licht her speziell abgestimmt auf die Kameras und die Beleuchtung der Location – damit die Bühne nicht nur vor Ort, sondern auch in der Aufzeichnung strahlt und keine Flacker-Streifen oder ähnliches auf den Bildern und Videos entstehen.

Der "Gegenschuss" unseres Fotografen von hinter der Bühne.

Inszenierung der kundeneigenen Location beim SICK Solution Hackathon von außen …

… von innen mit einer individuellen Bühne, Bühnenbild, Licht und Motion Graphics …

… bis hin zur Preisgestaltung sowie …

… weiteren Items.

Ein kleines, aber feines Event-Design: Eine eigene Illustration visualisiert die Eventwelt auf der Webseite und …

… wird vor Ort einem dezenten Bühnenbild für die unterschiedlichen Bühnen ergänzt.

Das Eventdesign und Bühnenbild

Die Einladung, die Event-Webseite, Banner und Grafiken für Social-Media, ein Layout für Präsentationen, Intro und Einspieler, das Location- und Bühnenbild - jedes Event braucht eine eigene visuelle Sprache und die muss über viele Kommunikationsformen hinweg funktionieren.

Dabei darf ein Eventdesign auch in Maßen aus den strengen Regeln eines Corporate Designs ausbrechen. Es ist eine Zuspitzung der Corporate Identity auf ein punktuelles Ereignis, meist für eine engere Zielgruppe: Die Inszenierung ist temporär und damit eröffnen sich auch spannende Spielräume.

In unserem Kernteam haben wir daher Spezialisten für die Raumgestaltung, für Corporate Design und Motion Graphics – direkt inHouse. Wir entwickeln die Bildsprache, alle benötigten Assets und koordinieren und beauftragen die Produktion (Druck, Messebau …) bis zum Aufbau.

Weitere Punkte, deren Gestaltung und Produktion wir übernehmen:

Die Webseite, Einladungen, Image-Video zum Event, Branding im Außenbereich, Namensschilder, Event-Mobiliar, Bühnen-Mobiliar und Bühnenbild, Leitsysteme, Intro- Outro und Einspieler, Präsentationen, Give-Aways …

Clevere Lösung für ein Problem: Bei einer Veranstaltung am Campus des Kunden sollte der knappe Raum ausschließlich für Gäste genutzt werden. So wurde die gesamte Technik-Regie in einen anderen Gebäudetrakt versetzt – redundant und ausfallsicher angebunden.

Die Technikplanung

Von dieser Arbeit bekommen unsere Kunden wenig mit und dennoch ist sie essenziell für das Gelingen. Schon beim Angebot stimmen wir uns intern zum Setting ab: Was wird zwingend benötigt, was ergibt Sinn und was ist Kür?

Wir verfügen über eine eigene Abteilung für Event-Technik, unsere Live-Unit. Damit realisieren wir je nach Eventgröße alleine, zusammen mit unseren Freiberuflern oder mit Partner-Dienstleistern die Technik für Events von 50 bis 5.000 Teilnehmenden. Für unsere Kundinnen und Kunden bedeutet das Sorgenfreiheit in Punkto Technik — wir koordinieren auch diesen Part fachkundig und deutschlandweit.

Aktivierungselement beim SICK Solution Hackathon.

Speaker, Aktivierungselemente und mehr

Meistens halten wir es so: Wir sind für die Inszenierung und Technik verantwortlich, unsere Kundinnen und Kunden für den Inhalt. Aber gerade bei größeren oder ambitionierteren Events suchen wir gerne gemeinsam nach einer schlagfertigen Moderation, inspirierende Keynote-Speaker/innen und entwickeln Elemente zur Aktivierung der Teilnehmenden. Das können Fotoautomaten, aber auch spannend und interaktiv gestaltete Austauschecken zu einzelnen Themen sein.

Mit über 700 begleiteten Events haben wir viel gesehen und noch mehr gelernt. Wir kennen Best-Practices, neue Trends und haben nebenbei auch eine eigene Meinung - und die kann euer Event bereichern, wenn ihr euch darauf einlasst! Sprecht uns einfach an.

Nächster Schritt: Anmeldung / Einlass

Das Konzept und die Location stehen? Jetzt geht's an den Anmeldeprozess.
Von einfach bis komplett individuell, mit unserer eigenen Software und Experten realisieren wir auch komplexe Anforderungen.