Präsenz-Events Konzeption

Zielsetzung und das “Big Picture”

Inhalte vermitteln, Begegnungen einen Raum geben, einen nachhaltigen Eindruck bei den Teilnehmenden hinterlassen und diese Impressionen im Nachgang nochmals mit einem Follow-Up verfestigen. So oder ähnlich lauten die Ziele der meisten Veranstaltenden. Um diese Ziele konkreter zu machen, bohren wir nach: Von wem kommen die Ziele? Wer bestimmt eigentlich über das Event? Sind diese Ziele realistisch? Und was sind eigentlich die Bedürfnisse der Teilnehmenden?

Nach der Zieldefinition starten wir bei storytile dabei meistens visuell in den Konzeptions- und Planungsprozess: Wie sollen die Bilder vom Event aussehen? Mit Scribbles und Moodboards entwerfen wir Ideen für den jeweiligen Event-Typus. Dieses Big Picture ist der erste Ausgangspunkt für die weiteren Fragestellungen: Welche Begegnungsräume sollen ermöglicht werden? Wie könnte eine grobe Struktur des Inhaltes aussehen? Wie webe ich hier eine einheitliche Storyline ein? Welche Aktivierungs-Stationen brauche ich für meine Ziele?

Nach kurzer Zeit entsteht so eine erste gemeinsame visuelle Idee in Form einer kleinen Präsentation, eine erste Identität. Diese Visualisierungen sind ein wichtiger Anker, denn ohne sie entsteht ein Vakuum, in welchem die unterschiedlichen Stakeholder zu viel Raum für eigene Interpretationen haben. Menschen denken in Bildern, vor allem bei Events. Eine einheitliche Bildsprache gleich zu Beginn zu definieren sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf das gleiche Ziel arbeiten.

Location

"Speaking of Pictures": Die Location prägt den Eindruck eurer Veranstaltung nachhaltig. Ein Hotel, in dem alle Gewerke angeschlossen sind, mag zwar die einfachste Lösung sein, aber graue Teppichböden, lange Gänge und fensterlose Vorräume sind für die meisten Events nicht zielführend.
Genau dafür gibt es aber uns als Full-Service-Agentur. Wir koordinieren die Gewerke für unsere Kundinnen und Kunden fachkundig — damit diese die freie Wahl bei der Location haben.

Mit unserem Location-Scouting-Service suchen wir passende Locations. Als Agentur kennen wir zahllose Veranstaltungsorte, haben Zugriff auf unterschiedliche Verzeichnisse und ein gutes Netzwerk. Außerdem wissen wir um die Fallstricke und versteckte Kosten: Auf- und Abbautage, Überstunden, Grundreinigung, Security-Pflicht, Gewerke-Pflicht bei Catering und Technik, Mobiliarpreise …

Was die viele Veranstaltende vergessen, sind die eigenen Räumlichkeiten. Je nach Veranstaltungsart und Größe lässt sich z.B. auch der Firmensitz passend inszenieren.

Übrigens: Fast immer beginnt die Suche nach einer Location zu spät. Die besten Locations tragen sich bereits weit über ein Jahr im Voraus die Optionen ein. Es lohnt sich also, frühzeitig mit uns zu sprechen.

Das Eventdesign und Bühnenbild

Die Einladung, die Event-Webseite, Banner und Grafiken für Social-Media, ein Layout für Präsentationen, Intro und Einspieler, das Location- und Bühnenbild - jedes Event braucht eine eigene visuelle Sprache und die muss über viele Kommunikationsformen hinweg funktionieren.

Dabei darf ein Eventdesign auch in Maßen aus den strengen Regeln eines Corporate Designs ausbrechen. Es ist eine Zuspitzung der Corporate Identity auf ein punktuelles Ereignis, meist für eine engere Zielgruppe: Die Inszenierung ist temporär und damit eröffnen sich auch spannende Spielräume.

In unserem Kernteam haben wir daher Spezialisten für die Raumgestaltung, für Corporate Design und Motion Graphics – direkt inHouse. Wir entwickeln die Bildsprache, alle benötigten Assets und koordinieren und beauftragen die Produktion (Druck, Messebau …) bis zum Aufbau.

Weitere Punkte, deren Gestaltung und Produktion wir übernehmen:

Die Webseite, Einladungen, Image-Video zum Event, Branding im Außenbereich, Namensschilder, Event-Mobiliar, Bühnen-Mobiliar und Bühnenbild, Leitsysteme, Intro- Outro und Einspieler, Präsentationen, Give-Aways …

Die Technikplanung

Speaker, Aktivierungselemente und mehr

Meistens halten wir es so: Wir sind für die Inszenierung und Technik verantwortlich, unsere Kundinnen und Kunden für den Inhalt. Aber gerade bei größeren oder ambitionierteren Events suchen wir gerne gemeinsam nach einer schlagfertigen Moderation, inspirierende Keynote-Speaker/innen und entwickeln weitere Aktivierungselemente. Mit über 700 begleiteten Events haben wir viel und viele gesehen. Wir kennen Best-Practices, neue Trends und haben nebenbei auch eine eigene Meinung, was ein Event bereichert oder eher nur stört. Sprecht uns einfach an, denn spätestens ab hier wird es individuell.