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Präsenz-Events Event-Technik

Mit der richtigen Event-Technik setzen wir Event-Visionen um: Dezent im Hintergrund oder als große Show mit LED-Wand, Lautsprechertürmen, Licht und Konfetti.

Von der Konzeption und Planung bis zur Regieleitung übernehmen unsere Event-Expertinnen und -Experten dabei alles, damit unsere Kundinnen und Kunden sich auf das Wesentliche konzentrieren können: ihre Botschaften und den Austausch mit ihren Gästen.

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Ton, Bild und Licht

Ton, Bild und Licht: Dieser Dreiklang beschreibt die wichtigsten Gewerke und baut dabei aufeinander auf. Ein sauberer Ton, gut im Raum verteilt und ohne Pfeifen, ist das Fundament. Moderation, die Referierenden und die Panel-Teilnehmenden werden mit dezenten Headsets ausgestattet und für spontane Wortmeldungen gibt es Handmikrofone. Musik-Acts erhalten eine eigene Vertonung.

Die Lautsprecher werden gestaffelt aufgebaut. Wir verzögern den Ton dabei pro Reihe minimal, denn das sorgt für ein natürlicheres Klangerlebnis. Fiepende Frequenzen werden im Vorfeld bereits ausgefiltert, so können sich die Referierenden frei bewegen, ohne nervige Rückkopplung.

Zur Darstellung der Präsentationen nutzen wir Beamer, große Screens am Rand oder eine LED-Wand, je nach Anforderung und Budget. Gesteuert wird das Bild von hinten aus der Regie über unseren Bildmischer, so mischen wir Powerpoints, Einspieler und Remote-Speaker.

Beim Licht unterscheiden wir zwischen der Ausleuchtung der Bühne sowie dem Effektlicht. Letzteres kann eine einfache Farbstimmung oder eine ausgeklügelte Lichtshow sein.

Von 50 bis 5.000 Teilnehmenden planen wir die Technik bei uns in-house. Je nach Größe stellen wir diese vor Ort dann entweder alleine oder im Verbund mit unserem Partnernetzwerk. Unsere Kunden haben dabei aber mit storytile einen zentralen Ansprechpartner.

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Alles fühlt sich locker und natürlich an: Das Licht sitzt, jeder im Raum kann die Referierenden gut verstehen, Einspieler kommen genau zum richtigen Zeitpunkt, die Moderation hat immer die Zeit im Blick und die Kamera zeichnet alle Sessions gleich mit auf - denn gute Technik ist dezent, gute Technik unterstützt.
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Kinopremiere mit Sven Hannawald für die AOK: eigens dafür aufgebaute LED-Wand, Kinotaugliche Beschallung in den Decken, farblich passende Ausleuchtung.

Die Regiebank

Das Herzstück der Technik: Hier sitzen zum einen unsere Ton- und Bildmischer/innen. Unser technisches Qualitätsmanagement überwacht die Internetleitungen, Aufzeichnungen, Übertragungen, Recordings und die gesamte Technik. Die Zuspielung übernimmt dabei meistens unser storytile Projektmanagement. Sie wissen aus der Planung und Zusammenarbeit mit den Kunden am besten, welche Präsentation wann mit welchen Eigenheiten und vorbereitet oder wann eine Umfrage gestartet werden soll. Sie bauen auch die Verbindung zu remote zugeschalteten Referierenden auf.

Je nach Größe des Events gibt es zudem nochmals eine Ablaufregie und ggf. noch eine zweite Regieassistenz vorne neben der Bühne. Das gesamte Team ist mit Headsets untereinander verbunden und kann sich so leise und unauffällig abstimmen.

Auf Wunsch bauen wir auch einen Platz für unsere Kundinnen und Kunden in der Regiebank ein.

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Blick über die Schulter: Links sitzt unser Ton-Ingenieur und behält bei 12 Mikrofonen den Überblick. Auf dem großen Quad-Screen rechts daneben laufen vier topmoderne Macs zur Zuspielung für Powerpoints, Einspieler und Zoom-Zuschalten zusammen. Ganz hinten rechts sitzt unsere Bildregie für die Aufzeichnung und Übertragung.
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Blick von der Seite: Meistens sitzt die Regiebank hinten oder seitlich im Raum. Neben der Technik finden hier auch die Maske (meist ein einfaches Abpudern), unser Projektmanagement und die Kundinnen und Kunden Platz.

Übertragung und Aufzeichnung

Fast jede Veranstaltung hat es verdient, aufgezeichnet zu werden. Das hilft einerseits bei der Nachberichterstattung und andererseits können einzelne Vorträge auch später nochmals als Webinare oder eigene Videos veröffentlicht werden.

Bei großen Veranstaltungen empfiehlt es sich zudem, die Referierenden auf Leinwände zu übertragen. Zwei Kameraleute fangen dabei jeweils die Referierenden aus unterschiedlichen Perspektiven ein.

Hybride Events sind eine der modernsten Veranstaltungsformen. Dank verschiedener Kameraperspektiven kann eine Veranstaltung nicht nur aufgezeichnet werden, sondern auch für hunderte bis tausende Online-Zuschauende in Echtzeit als Livestream zur Verfügung gestellt werden. Erfahre jetzt mehr zu diesem Thema.

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Die Kameras stehen meist weiter hinten im Raum auf einem Podest. Das rote Licht zeigt an, welche Kamera gerade live ist.
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Eine freie Funkkamera, die sich durch den Raum bewegen kann, fängt Momente besonders dynamisch ein und ermöglicht es auch, Fragestellende für alle sichtbar auf die Leinwand zu projizieren.
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In der Bildregie laufen alle Fäden zusammen. Per Headset sind die Kameraleute mit der Bildmischung verbunden.
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Übertragung auf Screens im Raum …
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… und Aufzeichnung sowie Live-Übertragung der Veranstaltung mit mehreren Kameraperspektiven.

Dolmetschung

Für internationales Publikum gibt es drei Möglichkeiten Übersetzungen anzubieten:

  1. Kostengünstig als automatisierte generierte und KI-übersetzte Untertitel auf Screens am Rand der Veranstaltung.
  2. Mit Dolmetschenden in schallisolierten Kabinen vor Ort, welche ihre Übersetzung direkt auf Headsets im Raum übertragen.
  3. Unser Favorit: Remote-Dolmetschende mit Echtzeit-Übertragung auf die Headsets. Dabei übertragen wir die Veranstaltung z.B. per Zoom an die Dolmetschenden, welche dann in einem professionell ausgestatteten Studio sitzen, ohne dass vor Ort eigens mehrere Sprecherkabinen aufgebaut werden müssen. Vor Ort sind die Übersetzungen in Echtzeit auf den Headsets verfügbar.

Audio-Übersetzungen per Künstlicher Intelligenz sind zum Beginn 2025 bereits möglich, bringen aber in guter Qualität nach unserer Erfahrung noch ca. 15 Sekunden Latenz mit sich. Bevor ein Satz sinnvoll übersetzt werden kann, muss dieser erst als beendet erkannt werden.

Die Organisation der Übersetzung, Headsets für die Teilnehmenden, das Briefing und die Betreuung der Dolmetschenden vor und während dem Event, übernehmen dabei gerne wir. Hier greifen wir auf einen großen Erfahrungsschatz zurück.

Zur Barrierefreiheit bieten wir zudem ebenfalls automatisierte Untertitel auf Displays an, eine Übersetzung in Gebärdensprache, leichte Sprache, Audiodeskription oder eine Bereitstellung des Tons per Hörschleife / Induktion.

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Die Übersetzenden sitzen kostengünstig remote in einem Studio und trotzdem kommt ihre Übersetzung verzögerungsfrei im Raum auf Headsets an.

Sonderwünsche

Jedes Event ist individuell. Mit unserem Team und einem großen Netzwerk an Technikpartnern realisieren wir auch ausgefallene Wünsche.

Beispiel gefällig? Für einen unserer Kunden haben wir eine, durch die Crowd im Internet fernsteuerbare, Konfettikanone konstruiert: Sobald mehr als 200 Zuschauende auf ein Konfetti-Emoji geklickt hatten, ging im Raum vor Ort die Konfetti-Kanonen los. Der Überraschungseffekt verband das Online- mit dem vor Ort Publikum.

Unser Team ist kreativ, interdisziplinär, denkt digital und kann Technik: Egal ob in der Veranstaltungstechnik, bei den digitalen Tools oder Plattformen zur Interaktion.