Hybride Events Plattform

Auch ein digitales Event braucht ein Zuhause, einen Ort, an dem sich die Teilnehmenden versammeln und gemeinsam das Event verfolgen.

Ein Livestream auf der eigenen Event-Website bietet zahlreiche Vorteile: Dazu gehören unter anderem die Möglichkeit für ein eigenes Branding, die Optimierung passend zur den eigenen Botschaften, keine Ablenkung durch fremde Videos (wie es auf reinen Video-Plattformen der Fall wäre), eine dezidierte Event-Anmeldung und die Hoheit über die Daten der Teilnehmenden – ganz DSGVO-konform.

Was ist eine Event-Plattform?

Für die Teilnehmenden ist die Event-Plattform eine Website, auf welcher sie sich im Vorfeld über das Event informieren und sich anmelden. Über dieselbe Event-Webseite können sich die digitalen Teilnehmenden vor und während der Veranstaltung einloggen, sich austauschen und über die Webseite im geschützten Bereich interaktiv teilnehmen.

Veranstaltende steuern über unsere eigens entwickelte Software "storytile hub" ihre Event-Plattform. Im Admin-Bereich haben sie die Möglichkeit aktuelle Anmeldedaten einzusehen, E-Mails an Teilnehmende zu verschicken, Inhalte zu pflegen, Statistiken über das Nutzungsverhalten auszuwerten sowie die Interaktions-Tools wie beispielsweise das Q&A oder den Chat zu steuern. Bei hybriden Events lassen sich die Teilnehmenden filtern: Wer nimmt digital teil, wer vor Ort?

Unser System ermöglicht dabei hundertprozentige Individualität in der Optik und im User Interface, ohne jedes Modul neu programmieren zu müssen.

Das Design – illustriert oder geradlinig?

Je nach Anforderung illustrieren wir beispielsweise virtuelle Landschaften zur Navigation oder erstellen klare Plattformen mit schnörkelloser Benutzerführung. Für spontane Events oder kleinere Budgets gibt es außerdem ein farblich anpassbares Standard-Design.

Das Design der Event-Plattform für eure Teilnehmenden gestalten wir individuell, eure Admin-Oberfläche und die Software-Module wie unser Chat oder eine Agenda-Zeitleiste ist in der Funktionalität vorprogrammiert. Das spart Kosten, bei voller Individualität.

Die Event-Plattform zur Ackerkonferenz griff Formen und Farben aus dem Corporate Design des Veranstalters auf.

Die Plattform zum Kinder- und Jugendkongress aus Nürnberg. Auch hier verortet die Illustration das digitale Event in der "fränkischen Hauptstadt". Das Konzept überzeugte die Stadt Nürnberg und die Veranstalter so sehr, dass sie trotz Corona eine Veranstaltung mit über tausend Teilnehmenden und hunderten Workshops über unsere Plattform anboten.

Der Digital Social Summit 2021 aus Hamburg. Mit einer großen Illustration auf der Homepage und einer Agenda im Fahrplan-Design wurde trotz digitalem Event die örtliche Identität der ausrichtenden Stadt visuell kommuniziert.

Für die Fachtagung der Katastrophenvorsorge setzen die Veranstalter auf klare Formen und ein übersichtliches Design.

SHEAR steht für "Science for Humanitarian Emergencies & Resilience" – eine Veranstaltung bei der mit einer Illustration ein betont freundliches und themenbezogenes Interface entstand. Auch dieser Veranstalter setzte erfolgreich auf unsere Eventmanagement-Software.

Unser angepasstes Default-Template im Einsatz beim Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe.

Feierlich, bayrisch und klar gestaltet – zum 75jährigen Jubiläum des Bayrischen Jugendrings.

Anmeldung und Teilnehmenden-Management

Für alle Anmeldungen ohne Bezahlfunktion nutzen wir am liebsten unser eigenes Anmeldesystem. Hier haben wir die volle Flexibilität wie wir die Anmeldemaske gestalten. Ob für eine Workshop-Auswahl mit begrenzten Plätzen, bedingte Felder für unterschiedliche Berufsgruppen oder mehrstufige Anmeldeprozesse mit E-Mail-Verifizierung und Datei-Uploads — auf Basis unserer Eventmanagement-Software lassen sich alle Szenarien realisieren.

Daneben bieten wir aber auch eine nahtlose Integration von eventbrite und pretix an. Diese Systeme sind aus unserer Sicht ideal, wenn es um kostenpflichtige Tickets geht. Eventbrite ist dabei der Branchenstandard während pretix sich vor allem im Datenschutz hervorhebt.

Außerdem besteht mit einem CSV-Import und -Export die Möglichkeit, unkompliziert Daten aus anderen System oder Excel-Dateien zu verarbeiten. Mit unserem integrierten E-Mail-System können Kunden zusätzlich E-Mails an alle Teilnehmenden oder einzelne Untergruppen versenden.

Für den Besuch der Familienministerin auf der Bundesjugendkoferenz 2020 wurden neben einem offenen Chat und einem anonymen Fragen-Einsenden auch direkte Video-Zuschaltungen von der Plattform ins Studio realisiert.

Interaktion

Gute Events leben vom Austausch, in der analogen Welt genauso wie digital. Mit unterschiedlichen Tools können sich Teilnehmende untereinander sowie mit den Referierenden austauschen.

Ein echter Klassiker ist dabei der Chat, meist rechts neben dem Livestream, damit die Teilnehmenden offen kommentieren und sich unterhalten können. Eine Q&A-Funktion dagegen kann ergänzend oder stattdessen eingesetzt werden und erlaubt den Teilnehmenden, Fragen an die Moderation oder Referierenden zu stellen, ohne dass sie offen einsehbar sind. Mit unserer Event-Software können diese Fragen moderiert oder automatisch auf ein iPad oder einen Monitor im Studio weitergeleitet werden.

Auch ein freiwilliges Verzeichnis aller Teilnehmenden wird gerne angenommen (meist > 66% aktive Einwilligung) – vorausgesetzt man setzt es richtig auf. Hier können sich Teilnehmende z.B. über LinkedIn vernetzen oder direkt auf der Plattform privat miteinander chatten. Ein Teilnehmenden-Roulette ermöglicht zudem zufällige Begegnungen, auch im digitalen Raum.

Weitere Funktionen, die wir entweder mit eigenen Tools oder optisch und technisch nahtlosen Integrationen realisieren, sind Umfragen, Speed-Datings, virtuelle Themenräume, Videochats oder Pinnwände/Arbeitsdokumente.

Je nach Wunsch setzten wir ebenfalls individuelle Elemente, z.B. ein spielerisches Coin-System um. Hier müssen beispielsweise Coins durch Aktionen verdient werden, um an Votings teilzunehmen - so werden Zuschauende zur Teilnahme animiert.

Mit unserem Statistik-Dashboard haben Veranstaltende immer alle Auswertungen im Blick.

Messen Sie Ihren Erfolg

Wir können fast alles tracken: Logins, personenbezogene Downloads, Anzahl der Chatnachrichten. Doch neben dem Datenschutz (s.u.) bleibt die Frage: Woran erkenne ich wirklich, wie gut die Performance meines Events war?

In unserer Standardansicht konzentrieren wir uns daher auf die wichtigsten Kennzahlen: Wie viele der angemeldeten Teilnehmenden haben sich eingeloggt, wie viele waren gleichzeitig online, was waren Event-Höhepunkte und wie hoch war die Interaktion unter den Teilnehmenden?

Neben dieser direkten grafischen Auswertung erstellt unser Projektmanagement außerdem zu jedem Event eine individuelle Statistik. Dabei gehen wir tiefer in die Zahlen und schauen uns an, was gut lief und wo noch Verbesserungspotenzial vorhanden ist. Außerdem erklären wir, wie diese Zahlen mit anderen externen Messwerten vergleichbar sind, z.B. mit Analytics-Daten der Kundenwebsite.

Bei besonderen Trackingwünschen involvieren wir unser Entwickler-Team. Mit unseren "Custom Triggers" lassen sich alle Kundenwünsche realisieren und auswerten. So werden die Digital-Events unserer Kunden immer weiter optimiert.

Datenschutz

Alle Teilnehmenden-Daten liegen in unserem System. Von der Anmeldung über den E-Mail-Versand, den Chat und die hauseigene Statistik werden alle Daten in einem System vorgehalten.

Die statistische Erhebung kann nach den eigenen Anforderungen mit vier unterschiedlichen Levels angepasst werden: Anonymisiert, pseudonymisiert, personenbezogen oder personenbezogen mit erweiterten Informationen zur Interaktion (z.B. Downloads). Eine Nutzung von Drittanbieter-Tools wie Google Analytics ist nicht notwendig.

Gehostet werden die Plattformen sowie unser System auf europäischen Servern bei Microsoft. Für alle unsere Kunden erstellen wir außerdem einen individuell angepassten Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) mit individuellen Löschfristen.

Automatisch generierte Untertitel und Gebärdendolmetschung – frei umschaltbar für jeden Teilnehmenden.

Barrierefreiheit

Wir arbeiten viel mit Stiftungen und Regierungsorganisationen zusammen. Hier legen wir besonderen Wert auf eine barrierearme Gestaltung der Plattform. In Zusammenarbeit mit der Aktion Mensch wurden so bereits mehrere Plattformen getestet und optimiert. Die Bestandteile für eine möglichst barrierearme Plattform sind bei uns: Semantisch klarer, individueller und für Screenreader optimierter Quellcode, automatische Untertitel in der Event-Landessprache sowie Einbindung eines Streams mit Gebärdendolmetschung.

Für interaktive Workshops setzen wir beim Fokus Barrierearmut auf eine Zoom-Integration mit der Möglichkeit für Sehbehinderte direkt über die Zoom-App teilnehmen zu können – Zoom wird von Blindenverbänden als eines der am besten zu navigierenden Videotools bezeichnet.

Nächster Schritt: Der Livestream

Die perfekte Show im Livestream!
Hier erfährst du alles rund um die Bildgestaltung, die Technik, das Bühnenbild und warum ein festes Studio nur selten die beste Wahl ist.