Who’s Who… bei einem Online- oder Hybrid-Event

Es braucht ein ganzes Dorf, um ein Kind zu erziehen, so lautet ein altes Sprichwort - und es braucht das ganze Team hinter der Live Unit, um ein Online- oder Hybrid-Event umzusetzen. Denn hinter der Technik von digitalen und hybriden Events stehen gute Leute, die sich darum kümmern, dass alles einwandfrei läuft. Aber wer sind diese Menschen hinter der Kamera, dem Bildschirm und dem Mischpult, die das Event gestalten? Hier ein kleines Who’s Who unserer wichtigsten Event-Expert:innen.

Regieleitung: Dieser Job hat viel mit dem eines klassischen Regisseurs zu tun, ähnlich wie beim Fernsehen – und tatsächlich kann man die Aufgaben der Event-Regieleitung mit denen von Regisseuren bei Film und Fernsehen vergleichen. Sie sorgt für eine gelungene Dramaturgie des Events und für den richtigen Spannungsbogen. Im Gegensatz zur Filmbranche geht es hier aber weniger um Kreativität als um die korrekten Abläufe des Events, von der Technik selbst über die richtigen Zuschaltungen bis hin zur Koordinierung des Teams vor Ort. 

Tech-Regie: Eine besondere Form der Regieleitung ist die Tech-Regie, die sich vor allem mit den technischen Details beschäftigt. Sie kümmert sich also um stabiles Internet, einen reibungslosen Live-Stream, sie betreut die Website, sorgt für automatische Echtzeit-Untertitelung und ist insgesamt die Schnittstelle zwischen Entwickler:innen und Kund:innen. Die Tech-Regie sorgt kurz dafür, dass sich Technik und Event zu einer echten Einheit verbinden und so digitale und hybride Events ohne Probleme gelingen.

Projektmanager:innen: Deren Arbeit beginnt schon lange vor dem Event: In Kick-Offs und weiteren Meetings planen sie Schritt für Schritt das ganze Event. Was muss beachtet werden, welche Kundenwünsche gibt es, welche Informationen müssen an wen weitergegeben werden? Außerdem stellen sie frühzeitig passende Kolleg:innen aus einem Pool an festen und freien Mitarbeiter:innen zusammen, damit alle Stellen von (Web)Design über Coding bis hin zu Fotos und Videos optimal besetzt sind, und koordinieren dann deren Arbeit. Außerdem erarbeiten sie gemeinsam mit dem/der Regisseur:in den Regieplan, der quasi das Skelett des Events ist und ohne den alles zusammenbrechen würde. Sie beraten die Kund:innen und helfen ihnen bei der Wahl der richtigen Features für Stream, Blog und Plattform. Das sind einige ihrer wichtigsten Aufgaben vor dem  Event, denn während des Events übernehmen sie oft eine weitere nicht wegzudenkende Rolle:  die Regieassistenz.

Aufnahmeleitung: Die Aufnahmeleitung gehört zu den wichtigsten Rollen bei einem Online- oder Hybrid-Event. Oft übernehmen die Projektmanager:innen diese Rolle, schließlich kennen sie aus der Vorbereitung das Event schon in- und auswendig. Bei den meisten Events übernimmt die Aufnahmeleitung auch das Zuspielungsmanagement (siehe nächster Punkt), das für die Video-, Ein- und Zuspieler sorgt, die richtigen Bauchbinden zur richtigen Zeit in den Stream schiebt, sich um den korrekten Ablauf der Präsentationen und um die richtige Connection bei den Zoom-Calls mit den zugeschalteten Speaker:innen und den zeitgenauen Einsatz von externen Tools kümmert. Natürlich steht auch der Regieplan im Fokus: Die Aufnahmeleitung hält ihn, gemeinsam mit der Regieleitung, auf dem neuesten Stand, behält etwaige Änderungen im Auge und passt auf, dass alle immer genau wissen, was als nächstes passiert. Bei kleineren Projekten übernimmt die Aufnahmeleitung manchmal die vollständige Regie. 

Zuspielungsmanagement: Wie oben schon ausgeführt übernimmt die Aufnahmeleitung meist auch das Zuspielungsmanagement. Bei größeren Events mit mehrere parallelen Streams braucht es aber noch mindestens eine weitere Person, die dann das Zuspielungsmanagement bei weiteren Streams übernimmt. Das Zuspielungsmanagement übernimmt dann die zahlreichen Arten an Zuspielern und ergänzt die Arbeit der Aufnahmeleitung vor Ort, damit diese sich auf ihre Aufgaben konzentrieren kann. 

Live-Blogger:innen: Meistens bevorzugen sie die Bezeichnung „Live-Editor:innen“, und zwar aus diesem Grund: Sie bloggen und erzählen nicht nur das Event zum (Nach)Lesen, sie sorgen auch dafür, dass die besten Fotos, Videos, Social-Media-Posts und mehr im Blog landen, und das immer an der richtigen Stelle. Dafür arbeiten sie eng mit den Fotograf:innen und Videograf:innen (s.u.) zusammen, die ihnen über die storytile-App ihre Medien schicken. Die Live-Editor:innen wählen die schönsten aus, ordnen sie passend in den Live-Blog und publizieren das Ganze - so entsteht der multimediale Live-Blog, der das ganze Event in all seinen Facetten zeigt. Vor allem durch die Videos und Fotos bleibt eine visuelle Erinnerung an das Event, die durch die Blog-Texte noch vertieft wird. Live-Blogs sind eine Besonderheit von storytile-Events, und sie sorgen dafür, dass das Event in Bild und Text noch lange nach dem Event für Marketingzwecke und Social Media fertig aufbereitet zur Verfügung steht. 

Bildregie: Nomen est omen: Streams brauchen Abwechslung, deshalb gibt es verschiedene Kameraperspektiven, ergo verschiedene Bilder – und die müssen „gemischt“ werden, sodass unterschiedliche Perspektiven einander sinnvoll ergänzen. Betonung auf sinnvoll: Die Bildregie entscheidet, wann und wie Speaker:innen gezeigt werden, geben das Signal für die Bauchbinden-Einblendung, zeigen ggf. Präsentation und Präsentator:innen nebeneinander und steuern gleichzeitig noch die aufgestellten TVs. Bei besonders komplexen Projekten kommen da schon mal bis zu zwölf Bildsignale gleichzeitig an. Nur durch die Arbeit der Bildregie wird aus einem simplen Stream ein echtes visuelles Erlebnis. 

Tontechniker:innen : Was beim Bildmischen geschieht, ist beim Ton ganz ähnlich: Die Ton-Expert:innen sorgen dafür, dass immer der richtige Ton on Air – und natürlich alles für die Teilnehmenden optimal zu hören ist. Sie sorgen also für die optimale Tonmischung, und um diese zu bekommen, müssen alle Speaker:innen und Moderator:innen vor Ort richtig mit Sendern und Ansteckmikrofonen verkabelt werden. Dazu kommen noch Einspieler mit Musik oder sogar Live-Acts, die perfekt klingen müssen. Egal, ob der Ton von den Mikros der Leute vor Ort kommt oder per Online-Zuschaltung übertragen wird: Der Ton darf weder zu laut noch zu leise sein, damit die Teilnehmenden das Event wirklich – in jedem Sinne – gut verstehen können.

Kameraleute: Ohne Kameraleute natürlich kein Bild für den Live-Stream – und so natürlich kein Online-Event. Die Kameraleute sorgen für die richtigen Aufnahmen, oft sogar mit Steadycams, mit denen man die Kameras tragen und so die Bewegung des ganzen Events einfangen kann. Außerdem übernehmen sie die Lichtgestaltung, was einfacher klingt, als es ist – denn nur mit der optimalen Ausleuchtung holt man das Beste aus den Events heraus, ohne dass diese in Dunkelheit verschwinden oder überbelichtet sind. Deshalb zählt auch das Bühnenbild meist zu ihren Aufgaben, denn damit kann man alles durch die Gestaltung der Location erst so richtig in Szene setzen. Und noch mehr: Viele Kameraleute arbeiten auch als Videograf:innen und sorgen für Bilder rund um das Event, die man auf Wunsch und Anfrage noch während des Events zu einem Film schneiden kann (oder die man als Snippets in den Blog einbaut).

Fotograf:innen und Videograf:innen: Dass Fotograf:innen für Fotos der Events sirgen, ist natürlich klar - in Verbindung mit der Software von storytile kann man diese Fotos allerdings schon während der Veranstaltung im Live-Blog sehen - Sekunden, nachdem sie gemacht wurden. Auch Videograf:innen liefern Material für den Live-Blog, allerdings meist erst nach dem Event. Ganz wichtig:  Videograf:innen und Kameraleute darf man nicht verwechseln. Kameraleute filmen das Event aus unterschiedlichen Perspektiven für den Live-Stream. Die Videograf:innen dagegen filmen nur wichtige Teile, allerdings von allen entscheidenden Punkten des Programms, der Location, wichtiger Speaker:innen usw. Daraus schneiden sie dann ein Image-Video zusammen, das nach dem Event dieses als Film mit musikalischer Untermalung zusammenfasst - inzwischen unverzichtbar für gutes Eventmarketing.

Support-Team: Die unsichtbare Special Unit hinter der Event Unit! Die Plattform steht, der Live-Stream läuft - aber aus irgendeinem Grund kommt ein:e Speaker:in nicht zum Vortrag? Teilnehmende haben ihre Zugangsdaten verlegt oder sind noch mit einem veralteten Browser unterwegs? Zeit für das Support-Team! Im Hintergrund beobachten sie die Streamqualität, beantworten Fragen, buchen Teilnehmende in andere Workshops um und tragen mit ihrer freundlichen und schnellen Hilfe im Hintergrund zum Gelingen eines Events bei. Das Support-Team springt bei allem ein, was unerwarteterweise passiert. Auch wenn ihre Arbeit unauffällig im Hintergrund geschieht, ist sie nicht wegzudenken von den Veranstaltungen - und garantiert den reibungslosen Ablauf. 

Je nach Größe des Events und den Wünschen der Veranstalter:innen sind noch weitere Positionen möglich, wie extra Lichttechniker:innen, Roadies für einen schnelleren Aufbau, Social-Media-Expert:innen, die die Live-Blog-Inhalte auf den Netzwerken streuen, Graphic Recorders für vielseitigere Bildwelten oder Event-Expert:innen, die schon im Vorfeld eine genau Beratung übernehmen. Was auch immer ihr braucht - wir setzen eure Events mit der bestmöglichen Team-Power um.