Heute kann es regnen, stürmen oder schneien - Nein, kann es nicht! Denn manche Wetterlagen können Eventtage vehement durcheinanderwirbeln. Dieser Artikel unserer Serie zu "SOS bei Events" befasst sich mit diesen ganz großen Krisen bis hin zu den kleineren, menschengemachten - und natürlich damit, wie man sie lösen kann.

Die Sonne strahlt vom blauen Himmel, alles ist wunderbar - aber einen Tag vor eurem Event ziehen auf einmal schwarze Wolken auf: Sturmwarnung in eurer Region! Züge fallen aus, eure Eventlocation kann nicht mehr sicher erreicht werden, und viele Teilnehmende bleiben lieber ganz daheim. Das ist, im doppelten Wortsinn, eine echte Katastrophe für Eventplanner:innen, die unter höhere Gewalt fällt. Noch schlimmer ist es natürlich, wenn es am Veranstaltungstag selbst geschieht und am Ende sogar die Location nicht mehr sicher ist. Aber gerade der Klimawandel wird dafür sorgen, dass solche Probleme in der Eventbranche immer häufiger auftauchen werden - das ist leider kein dystopisches Denken.

Diese äußeren Krisen, zu denen auch (Bahn-)Streiks, Unruhen, bei Bauarbeiten gefundene Weltkriegsbomben oder Protestaktionen gehören, sind Krisen, auf die man sich kaum vorbereiten kann. Trotzdem gibt es bestimmte Sicherheitsmaßnahmen, die hier zumindest etwas Abhilfe schaffen können, und dabei geht es zuerst einmal um etwas ganz Grundlegendes: Eure Eventlocation muss sicher sein.

Dazu gehört immer ein Check der Notausgänge und Evakuierungsmöglichkeiten, damit man jede Massenpanik vermeiden und alle Gäste in Sicherheit bringen könnte - und die Hoffnung, dass man dieses Wissen nie brauchen wird. Sprecht darüber unbedingt mit den Zuständigen eurer Location, die sich damit auskennen. Wenn es nur um die besondere Lage einer Location geht, weil diese beispielsweise in einem konkreten Sperrgebiet liegt (wir haben mal erlebt, dass eine Location durch den spontanen Besuch eines ausländischen Politikers in der Nähe ganz plötzlich in einem solchen Sperrgebiet lag). Lässt sich noch eine neue vergleichbare Location finden? Natürlich kommt es hier sowohl auf die Größe des Events und vor allem auf den Zeitpunkt an - nur mit ausreichend Zeit lässt sich alles neu organisieren, um beispielsweise den Teilnehmenden notwendige Ausnahmegenehmigungen für den Durchlass zukommen zu lassen.

Und noch einen Sicherheitsfaktor gibt es: die Einlasskontrolle. Denn natürlich kann auch sie ein Schutz für eure Teilnehmenden sein, vor allem wenn es um politische und/oder kritische Themen geht. Wichtig ist bei allen Events vor allem die Ticketkontrolle, damit wirklich nur die angemeldeten Gäste in die Location gelangen. Achtet aber auch darauf, dass Speaker:innen, Veranstaltungspersonal und andere externe Dienstleister, die vielleicht kein offizielles Ticket haben, ebenfalls aufs Gelände kommen - aber trotzdem in ihrer Identität überprüft werden können. Natürlich kommt es immer auf den Sicherheitsfaktor eurer Veranstaltung an, aber wenn ihr etwas wie Taschenkontrollen oder genauere Identitätsprüfungen durchführen müsst, holt euch Unterstützung von dafür ausgebildetem Sicherheitspersonal, damit alles professionell abläuft.

Hybrid, dein Freund und Helfer 

Eine Art Versicherung kann hier die von Anfang an hybride Planung eines Events sein. Denn wenn im schlimmsten Fall wirklich der gesamte Präsenzteil ausfallen muss, kann man digital (fast) alles wie geplant durchführen. Wir haben vor ein paar Jahren ein hybrid geplantes Event, das durch die damalige Verschärfung der Corona-Regeln auf einmal keinen Präsenzteil mehr haben durfte, innerhalb von 24 Stunden in ein reines Digitalevent verwandelt. Alle Speaker:innen wurden zugeschaltet, die Inhalte konnten rein online präsentiert werden, und der Kunde war froh, seine Veranstaltung erfolgreich durchführen zu können. Eine hybride Gestaltung hilft also, dass manche Krisen gar nicht erst entstehen. Sie wird in Zukunft immer normaler für die Eventbranche werden, sodass man sich am besten schon jetzt über eine mögliche Hybridisierung der eigenen Events Gedanken macht. 

SOS beim Faktor Mensch - Mensch ärger uns nicht

Der Albtraum in der Eventplanung: Ihr habt ein wunderbares Team, aber kurz vor dem Event muss eure am stärksten involvierte Eventplanerin krank das Bett hüten. Der andere Eventplaner kann wegen der Kinder nicht vor Ort sein, die dritte Mitarbeiterin ist bereits auf einem anderen Event - und plötzlich weiß keiner, was eigentlich zu tun ist. 

Genau darum ist es schon vor Beginn so wichtig, an der Kommunikation zu arbeiten und vor allem zu klären, wer wann was übernehmen kann. Alle Mitarbeitenden muss mindestens einen Ersatz für die ihnen zugeteilten eventspezifischen Aufgaben haben. Die nötigen Informationen und Ablaufpläne müssen von jedem Mitarbeitenden intern so abgelegt werden, dass sie leicht zu finden sind und gut übernommen werden können. All das ist wichtig für die Vor- und Nachbereitung der Events, siehe dazu auch mehr bei den Punkten zum Krisenmanagement davor und danach (Teil 3 unserer Serie).

Wenn der Shitstorm weht

Aber es gibt auch ganz andere menschliche Probleme: Stellt euch vor, ihr habt den (eigentlich) coolsten Speaker der Welt eingeladen. Zwei Tage vor dem Event setzt er allerdings einen so dummen Beitrag auf LinkedIn ab, dass er plötzlich das Gesprächsthema in allen Medien ist - ein Shitstorm vom Allerfeinsten also.

In Zeiten, in denen viele Social Media zur Selbstdarstellung nutzen, aber auch die User:innen immer kritischer mitverfolgen und kommentieren, was dort gesagt wurde, ist so etwas keine Seltenheit. Als erstes müsst ihr hier selbst abschätzen: Wird der Shitstorm als laues Lüftchen schnell abflachen oder entwickelt er sich zu einem echten Shit-Tornado? Beobachtet die Situation gut und überlegt euch, wann ihr einschreiten müsst, denn Aussitzen ist nie eine gute Lösung. 

Ebenso wichtig ist, ob die Aussagen direkt mit eurem Event zu tun haben: Wer eine Veranstaltung zum Thema Diversität in der Gesellschaft plant, aber einen Speaker mit dazu kontroversen Aussagen einlädt, gerät schnell in den Verdacht der Heuchelei. So geht leicht das Vertrauen der Teilnehmenden, aber auch der Sponsoren und der ganzen Öffentlichkeit verloren. 

Vielleicht bietet es sich hierbei an, eine Diskussion auf eurer Veranstaltung zu den problematischen Aussagen anzubieten. Unter Umständen gibt das sogar dem Speaker endlich die Möglichkeit, seine Aussagen richtigzustellen. Wenn ihr aber merkt, dass dieser  am Ende doch deutlich von euren eigenen Werten bzw. den Unternehmenswerten abweicht, müsst ihr unter Umständen diesem Redner absagen. Euer Event geht in diesem Fall vor! Das bedeutet aber natürlich Umplanungen und eine neue Agenda - aber manchmal eben auch ein authentisches Event. Vielleicht lohnt hier eine Diskussionsrunde als Ersatz, zu genau diesem Thema, mit anderen Speaker:innen des Events. So wird die Problematik nicht verschwiegen, sondern in aller Offenheit diskutiert. Klare Kommunikation ist in jedem Fall das A und O bei solchen Angelegenheiten: Verschleppt nichts, bezieht klar Stellung und zeigt euch offen in der Diskussion.

Medizinische Notfälle

Und natürlich gibt es noch die ganz konkreten Notfälle, und wenn das auch “nur” bedeutet, dass einem Gast schwindlig wird. Tatsächlich gibt es hier nur Empfehlungen aus der Eventbranche, keine klaren gesetzlichen Vorgaben: So reicht bei einem klassischen Konzert mit 800 Teilnehmenden in einer Halle für 1000 Menschen ein Ansprechpartner mit Erste-Hilfe-Kenntnissen und Handy, während für ein Rockkonzert derselben Größe vier Sanitäter und einen Krankenkraftwagen empfohlen werden (Quelle: Sanitaeter.de). Die Art des Events ist damit wichtiger als die Größe - man merkt also, dieser Bereich ist (überraschenderweise noch) nicht einheitlich reguliert.

Wichtig ist aber immer:

• Eure Mitarbeiter:innen sollten in Erster Hilfe geschult sein - regelmäßige Auffrischungskurse sind hier ebenso notwendig. 
• Achtet darauf, dass Erste-Hilfe-Koffer parat stehen - und dass diese die vollständige Ausstattung enthalten und noch nichts darin abgelaufen ist (auch für Erste-Hilfe-Koffer gibt es ein Haltbarkeitsdatum).
• Seid euch darüber klar, wie ihr medizinische Fachkräfte sowie Sanitäter:innen möglichst schnell erreichen könnt.

Und obwohl die Corona-Pandemie inzwischen nicht mehr Thema Nummer 1 auf Veranstaltungen ist: Habt weiterhin ein klares Hygienekonzept und einen vollständigen Infektionsschutz für eure Veranstaltungen - better safe than sorry!

Fazit

Der große Wirbelsturm oder die kleine menschliche Unaufmerksamkeit - beides kann riesige Auswirkungen haben! Allerdings kann man präventiv Phishing, Shitstorms und vieles mehr mit der richtigen Planung vermeiden, während man das Wetter nicht beeinflussen kann. Die richtige Risikoanalyse hilft aber auch dort - dazu könnt ihr in Teil 3 unserer Serie mehr erfahren!