Die Entscheidung für ein Hybrid-Event ist immer schon ein Gewinn - aber auch hier gibt es einige Tipps, die aus eurem Hybrid ein noch besseres Hybrid machen. Das beginnt bei der Konzeption, geht bei den richtigen Leuten weiter und endet schließlich mit dem richtigen Ausgang eures Hybrids - und was man danach noch tun kann!
1. Hybride sind kein Ersatz - sie sind die Zukunft
Ganz wichtig ist der Grundgedanke, dass digitale Konzepte vor allem für Hybride niemals ein analoges Event ersetzen sollen, sie sollen es auch nicht nur erweitern – nein, sie schaffen hier einen völlig eigenen Eventtyp, der einen neuen Standard setzt. Und hier ist entscheidend, dass alle Teilnehmenden die gleichen Möglichkeiten erhalten, egal ob sie von daheim zusehen oder direkt vor der Bühne im Publikum sitzen. Da viele immer noch zu sehr in Richtung Ersatz denken „dann mach ich halt mal ein bisschen was Digitales, bis ich endlich wieder alles analog veranstalten darf“, fühlen sich Teilnehmende auf der digitalen Seite oft zurückgesteckt und werden so schnell vergrault.
2. Hybride Möglichkeiten voll ausschöpfen
Außerdem macht euch immer klar: Hybride erweitern eure Event-Möglichkeiten (fast) ins Unendliche. Denn ein Hybrid muss nicht immer nur halb digital, halb analog sein, sondern kann sich auch ganz anders zusammensetzen. Das gilt nicht nur für die Teilnehmendenzahlen vor Ort oder zuhause, sondern auch bei der Aufteilung der Agenda (z.B. ein Tag nur digital, ein Tag nur online), ob man den Stream öffentlich zugänglich macht oder nur für angemeldete Teilnehmende oder ein großes analoges Event mit vielen digitalen Satelliten-Events (oder genau umgekehrt). Die Möglichkeiten sind unerschöpflich - also nutzt sie, um euren Teilnehmenden ein ganz neues und einzigartiges Event-Feeling zu kreieren!
3. Mit der Moderation alle (inter)aktiv mitnehmen
Dabei kann es ganz leicht sein, beide Seiten gleichzustellen, und ein wichtiges „Zaubermittel“ ist dafür die passende Moderation. Die Moderator:innen auf der Bühne sind natürlich für alle Teilnehmenden da, aber sie sind eben doch räumlich denen vor Ort näher. Deshalb müssen sich die Moderator:innen immer auch Zeit nehmen, um auf Fragen, Kritik und Anmerkungen der digitalen Teilnehmenden einzugehen. Hier kann es sogar helfen, zusätzliche Moderator:innen oder Kolleg:innen an Bord zu holen, die vor allem den Chat beobachten und die dort gestellten Fragen ansprechen. Dann entsteht kein Eventwatching-und-Chill-Feeling, sondern aktive Teilhabe ohne das Gefühl, dass nur die Anwesenden mitdiskutieren dürfen - ein wichtiger Tipp für Hybrid-Events.
4. Ein gutes Gleichgewicht schaffen
Übrigens gilt das auch für die Speaker:innen: Hybridevents zeichnen sich auch dadurch aus, dass manche Speaker:innen vor Ort auf der Bühne sprechen, andere aber zugeschaltet werden. Vor allem bei Panels ergibt diese Mischung eine ganz besondere Dynamik, mal mit drei Gästen auf der Stage und einem, der über Zoom zugeschaltet ist – oder genau umgekehrt. Hier sind wieder einfühlsame Moderator:innen gefragt: Sie müssen darauf achten, dass alle Speaker:innen zu Wort kommen und sich Gespräche nicht zu sehr in einen der beiden möglichen Räume verschieben. Die Mischung macht's, und die Moderator:innen müssen sich bewusst sein, immer wieder auf alle einzugehen.
5. Ein Live-Blog als Verbindungspunkt
Ein Live-Blog ist für analoge Teilnehmende neben der dort in angenehme Häppchen verpackten Wissensportionen auch immer der Ort, an dem sie Fotos von sich selbst oder Highlights des Events sehen können. Gerade hier transportiert man das Eventfeeling aber auch in die Homeoffice, denn die Teilnehmenden dort können mehr vom Event sehen als nur den Live-Stream. So bekommt man auch behind the Scenes, die Stages und Workshopräume zu sehen und erlebt das ganze Event durch den Live-Blog wie in einer Live-Foto-Reportage mit. Das schafft Verbundenheit mit dem Event und viel Spannung – eben genau das, was man in der Homeoffice sonst vermisst. Und noch einen Vorteil gibt es: Ihr habt im Nachhinein die Highlights schon fertig aufbereitet fürs Social und Content Marketing.
6. Sorgt für genügend Kommunikation & Ansprache
Lasst die Leute nicht alleine: Wenn ihr Networking im realen Raum macht, stellt ihr auch Ansprechpartner:innen zur Seite, die Fragen beantworten oder über den ersten Small Talk hinweghelfen - und im digitalen Raum sollte das nicht anders sein. Wenn ihr Tools wie das Networking-Karussell oder Gathertown nutzt, sorgt dafür, dass dort immer einige Kolleg:innen aktiv zugange sind. So sitzen eure Teilnehmenden nie alleine dort und verlieren schnell die erste Scheu vor solchen Formen. Achtet beim Networking auch darauf, dass wichtige Personen wie die Speaker:innen sich mal Zeit für Teilnehmenden vor Ort, mal für die daheim nehmen können.
7. Bringt den Live-Stream an die frische Luft
Ein Live-Stream ist immer auch eine Art Star auf jedem Event – warum ihn nicht auch den analog Teilnehmenden zugänglich machen? Das lohnt vor allem bei Events mit sommerlichen Temperaturen, wenn sich die Teilnehmenden auch draußen aufhalten können. Macht aus eurer Veranstaltung dann ein Public Viewing und sorgt für große Leinwände, auf denen beispielsweise die Vorträge übertragen werden: Statt Tore gibt es dann Speaker:innen zu bejubeln, und ihr kreiert ein ganz neues Eventfeeling - draußen, als Gemeinschaft und mit viel Spaß!
8. Gamification für mehr Unterhaltung
Spiele aller Art machen Spaß – warum nicht so etwas für die Teilnehmenden entwickeln? Beispielsweise mit Quizfragen im Live-Blog, Foto-Challenges oder einem Wettbewerb, wer am meisten Social-Media-Posts macht oder die meisten Likes bekommt. Kurz: das Zauberwort heißt Gamification. Denkt einfach spielerisch und überlegt euch etwas, das digitale Teilnehmende bei Laune hält und gleichzeitig so neugierig macht, dass auch analoge Teilnehmende es ausprobieren wollen – so lockt ihr sie immer wieder auf eure Eventplattform zurück und bleibt lange im Gedächtnis. Manchmal ist das beste Miteinander verbunden mit einer Spur gegeneinander, wie bei Spielen mit verschiedenen Teams oder kleinen Wettbewerben - vielleicht sogar analoges vs. digitales Publikum. Denn so ein Contest macht Spaß und kann online und reale Welt verbinden.
9. Alle Sinne einbeziehen
Was digitalen Teilen wirklich fehlt, ist die Wirkung auf alle Sinne. Bei einem analogen Event sieht und hört man nicht nur, was geschieht, sondern man riecht und schmeckt auch das Buffet und spürt den realen Raum. Da kann der digitale Teil nur schwer mithalten, aber eine Möglichkeit ist hier als Erstes eine Eventplattform, die ein besonderes Feeling aufbringt, wie eine illustrierte Abbildung der Location, des Ortes, an dem das Event stattfindet, oder eben ganz besondere Ideen, die zum Thema eures Events passen und das einzigartig machen. Zusätzlich lohnt eine Goodie-Box, bei der auch Teilnehmende daheim etwas zum Anfassen in die Hand (oder sogar Schmecken) bekommen. Auch Online-Tastings funktionieren sehr gut, außerdem gibt es auch hier natürlich genügend Raum für Fantasie: Wie wäre es zum Beispiel, wenn man die Illustration der Eventplattform zum Selberausmalen herunterladen könnte? (Fast) alles ist möglich.
10. Übergang in die "reale Welt" schaffen
Nach einem analogen Event steht man oft noch lange mit einem Gläschen Wein beieinander und lässt den Abend ausklingen – bei einem digitalen Event aber ist man mit dem Ausschalten auf einmal wieder zurückgebeamt in den normalen Alltag. Viele Teilnehmende beklagen diesen harten Wechsel, aber auch hier gibt es Lösungen, wie eine Goodie-Box, beispielsweise mit einem Extra-
Geschenk für „danach“, das man erst am Ende des Events öffnet. Als Idee: Ein Glückskeks mit einer Botschaft, die im Kontext eures Events steht. Das macht den Übergang in die „reale Welt“ leichter, schafft einen würdigen Abschluss und sogar gutes Material für Social Media. Ein solcher Glückskeks ist natürlich nur eine Idee, es gibt unendlich viele Möglichkeiten – sorgt einfach dafür, dass eure Teilnehmenden nicht allzu abrupt Abschied vom Event nehmen müssen.
11. Hebt den Schatz der Daten
Man kann es nicht oft genug sagen: Die Digitalisierung erschafft Daten und Informationen, von denen man früher nicht mal zu träumen wagte. Jetzt kann man bei digitalen Teilen einer Veranstaltung genau untersuchen, wie viele Teilnehmende eingeloggt waren, wie viele sich zu welchen Zeiten (vorübergehend) ausgeloggt haben, kurz: ihr erfahrt, welche Teile des Events besonders gut funktionieren und welche nicht. Analoge Events kann man zwar nie so exakt auswerten, aber hier hat man den direkten Kontakt zu den Teilnehmenden und kann sie fragen, was ihnen gefällt und was weniger. Hybride schenken euch also die Möglichkeit, nicht nur genaue Analysen zu eurem Event zu erhalten, sondern auch die Meinungen eurer Teilnehmenden face-to-face aufzunehmen. Eine bessere Grundlage für die Planung eures nächsten Events könnt ihr gar nicht bekommen!
12. Good old Paper - der Nachbericht zum Anfassen
Last but not least hilft ein Nachbericht in Papierform, den ihr danach 
allen Teilnehmenden zuschickt, dass das Event langfristig in Erinnerung bleibt. Denn gerade in der papierlosen digitalen Welt wird ein gedruckter Nachbericht zu etwas, an dem man sich (sogar wortwörtlich) festhalten kann. Eure Inhalte und euer Event werden am Ende für alle Teilnehmenden damit in eine Form mit langer Wirkung verpackt – und mit dem richtigen Design erzielt ihr auch hier einmalige Effekte, die euer Hybrid besonders machen. Und selbst, wenn das papierlose Leben bei euch schon Alltag ist: Ein Nachbericht, egal ob gedruckt oder online, als kurzer Artikel oder langes Reporting, in Text oder im Bewegtbild ist ein absolutes Muss und lässt euer Event noch lange danach wirken.
Die Tipps bringen eure Hybrid-Event nach vorne, aber am wichtigsten ist, dass ihr bei jedem wichtigen Programmpunkt nach guten Alternativen für jede Seite sucht, analoge wie digital. Das sorgt am Ende nicht nur dafür, dass euer Event allen das Richtige bietet, sondern macht es in seiner Mischung einzigartig und unvergesslich
